Flussi ed Autorizzazioni

Il Modulo

Il modulo Flussi e Autorizzazioni risponde alle esigenze di aziende strutturate, con una marcata suddivisione dei compiti. Consente di definire e gestire i processi aziendali (work flow), attivare una funzionalità di agenda, definire e gestire le autorizzazioni dei documenti emessi e definire e controllare il Budget sugli Acquisti.

Funzionalità di agenda

Il cuore del modulo è costituito dalla funzionalità di agenda. Questa consiste di una gestione nella quale, per ogni utente, vengono evidenziati i processi ai quali l'utente può accedere, i documenti sui quali lavorare e le funzioni attivabili su ogni documento (caricamento, variazione, autorizzazione, ecc.). L'agenda può divenire il menù dell'applicativo; per questo motivo sono definibili, in modo completamente parametrico, una serie di funzionalità (programmi) attivabili dalla maschera.

Definizione e gestione dei profili aziendali

Il modulo consente, tramite la definizione di profili e schemi documentali, di definire il ciclo di vita di un determinato flusso documentale. E' quindi possibile predefinire quali documenti dovranno essere creati, quali modificati, quali evasi, impostando i permessi per utente, gruppo di utente, funzione aziendale (B.U. o unità organizzativa) e impostando permessi per funzione (Evasione, autorizzazione, ecc.).

Gestione delle Autorizzazioni

Per ogni utente è possibile designare un responsabile che potrà autorizzare i documenti da lui emessi. Esiste quindi una gestione completamente parametrica ed automatizzata dello status del documento che può consentire l'inserimento del documento in modalità provvisoria e gestirne la conferma o autorizzazione. La procedura gestisce un log (tracking) delle azioni svolte sul documento: è possibile, quindi, sapere chi ha inserito e quando lo ha fatto, chi ha variato il documento, chi lo ha autorizzato (con la possibilità di inserire note) ecc.. Esistono all'interno della procedura treA? "figure" attribuibili ad un utente: Proprietario, destinatario ed esecutore. Il significato è evidenziato in figura.

Controllo del Budget sugli acquisti (limiti di spesa)

La procedura consente di inserire un budget sugli acquisti per voce di spesa e per centro di costo ed un limite di spesa per utente. Il superamento del budget può essere controllato nel momento dell'emissione del documento ed è possibile identificare degli utenti proposti ad autorizzare il superamento del budget (Budget Holder). Esistono un insieme di stampe e visualizzazioni che consentono di controllare lo stato di avanzamento del budget in termini di importi di budget, importi impegnati e importi consuntivi.