Gestione documentale e dematerializzazione: – costi e + efficienza

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Stampare, scrivere, firmare, spedire, fotocopiare, timbrare, vidimare, e infine archiviare in ingombranti schedari: la gestione documentale cartacea, viste le tante tecnologie alternative oggi disponibili, è un processo obsoleto.

Ma non è questo il problema. Oltre a essere anacronistica, infatti, questa tipologia di gestione documentale è anche poco funzionale, e quindi svantaggiosa per l’azienda. La dematerializzazione, invece, permette una concreta riduzione dei costi, nonché una diminuzione drastica degli errori.

Grazie alle firme elettroniche o ad altri sistemi di codifica, i documenti digitali assumono un valore giuridico del tutto identico a quello degli omologhi cartacei, rendendo questi ultimi del tutto inutili. Quali sono, nello specifico, i vantaggi e gli svantaggi della dematerializzazione?

Breve storia della dematerializzazione in Italia

Prima di vedere i vantaggi e gli svantaggi della dematerializzazione, è bene ricordare che quello che stiamo vivendo è un passaggio pianificato ormai da anni. Il Codice dell’Amministrazione Digitale, con il quale si avviava la Pubblica Amministrazione verso la gestione digitale dei documenti, è infatti stato promulgato nel marzo del 2005.

Quello è stato solamente il primo passo del processo di dematerializzazione, il quale è giunto al suo culmine con la digitalizzazione dei documenti contabili: le fatture elettroniche sono obbligatorie per le PA fin dal 2014-2015, laddove invece l’obbligo è stato introdotto per i privati dal gennaio del 2019.

Dematerializzazione: vantaggi e svantaggi

Di certo la dematerializzazione, come qualsiasi altra rivoluzione relativa alla gestione aziendale, non può che spaventare. L’adozione di queste procedure richiede un iniziale impegno concreto da parte dei collaboratori, i quali devono lasciarsi alle spalle dei metodi di lavoro consolidati nel corso degli anni. Non c’è però dubbio: di fronte a questi piccoli ‘disturbi’, la dematerializzazione garantisce grandi vantaggi per l’azienda.

Una ricerca IDC ha per esempio dimostrato che il 55% dei documenti attualmente in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo, con tutti i costi e gli svantaggi che questa condizione comporta. La gestione dei documenti cartacei, prima di tutto, assorbe circa 3,6 ore alla settimana per ogni lavoratore.

Ma c’è di più: tenendo in considerazione l’intera gestione documentale, ogni foglio costa all’azienda circa 2 euro all’anno. Attraverso l’adozione di una buona strategia di dematerializzazione, invece, sarebbe possibile ridurre fin da subito più del 40% dei documenti cartacei aziendali, con una parallela diminuzione di circa il 50% degli errori manuali.

La digitalizzazione documentale avrebbe poi un impatto positivo sulla velocità del lavoro (con un tempo dedicato al recupero delle informazioni minore del 12%) nonché una riduzione del 41% dei costi di archiviazione. L’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del Politecnico di Milano, da parte sua, ha dimostrato che la dematerializzazione documentale può portare a un risparmio dell’80% dei costi relativi ai supporti cartacei.

Dare il via della dematerializzazione in azienda

Si sono visti i vantaggi della dematerializzazione. Per dare il via a questo processo è necessario convincere i collaboratori della bontà dell’iniziativa, così da portarli a stampare il meno possibile.

Tutto ruota, ovviamente, intorno all’adozione di una piattaforma software di dematerializzazione facile da utilizzare, in grado di archiviare e classificare in modo automatico i documenti digitali. Il medesimo programma deve inoltre permettere l’estrazione automatica dei dati, segnalando contestualmente eventuali errori.

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