Conservazione Digitale

La soluzione sicuramente semplice, semplicemente sicura!

Conservazione Zucchetti è la soluzione che ti permette di eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto delle disposizioni di legge.

Tramite l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, puoi digitalizzare qualsiasi tipo di documento aziendale rilevante ai fini civilistici e fiscali e renderlo immodificabile, non deteriorabile e disponibile nel tempo nella sua autenticità.

Grazie alla completa automatizzazione dei flussi documentali, Conservazione Zucchetti ti consente di semplificare al massimo l’attività di conservazione, operando in tutta sicurezza e ottimizzando i costi. Studiata per rispondere al meglio alle tue esigenze, la soluzione è disponibile in modalità outsourcing per non doverti preoccupare di nulla.

ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE: DIFFERENZE

L’archiviazione elettronica di documenti è in linea generale il processo che permette di memorizzare su un supporto fisico (PC, DVD, CD, ecc.) un documento informatico e il suo contenuto informativo. Non è disciplinata da alcuna normativa e può essere effettuata ad uso interno per motivi organizzativi, per avere accesso ai documenti in modo semplice e razionale.

La conservazione digitale di documenti informatici è disciplinata dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dai relativi decreti di attuazione. Garantisce integrità, autenticità e leggibilità del documento informatico e preserva nel tempo la sua validità legale. Sostituisce la conservazione su carta anche per i documenti cartacei all’origine; tale processo è successivo all’eventuale archiviazione.

La soluzione di conservazione sostitutiva Zucchetti che consente di eliminare gli archivi cartacei, ottemperando a tutti gli obblighi di legge.

Consente di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici, ottimizzando i costi logistici di archiviazione e recuperando in efficienza a tutti i livelli dell’organizzazione. Il flusso documentale è completamente automatizzato: semplifica al massimo l’attività di conservazione, minimizzando l’impatto sull’organizzazione dei flussi documentali, nonché la complessità del processo documentale, garantendo elevati livelli di sicurezza e la corretta applicazione della normativa vigente.

Zucchetti propone la conservazione sostitutiva in Outsourcing, assumendo il ruolo di Responsabile della Conservazione. Grazie a questa modalità il cliente può beneficiare dei vantaggi della dematerializzazione senza gli oneri che la normativa comporta, poiché è Zucchetti a farsi carico di:

  • adempimenti prescritti;
  • apposizione di firma digitale e marca temporale;
  • aggiornamento costante sulle regole imposte dalla normativa;
  • controlli (sia logici che fisici) per il rispetto delle regole in materia di conservazione sostitutiva.

Zucchetti, principale protagonista italiano nel settore IT, è il partner solido e affidabile che fornisce ai propri clienti un servizio sicuro, semplice e completo, garantendo:

  • sicurezza e tecnologia adeguata;
  • conoscenza normativa;
  • conoscenza dei processi gestionali;
  • conservazione nel lungo periodo;

Garantisce la tracciabilità e la documentabilità di ogni singola attività effettuata, assicurando maggiore controllo nella gestione dei documenti durante l’intero ciclo di lavorazione e contribuendo al miglioramento dell’efficienza e dell’efficacia dei processi, con una conseguente riduzione dei costi di archiviazione.

Dispone di tutti gli strumenti necessari alla conservazione dei documenti elettronici, delle stampe dei gestionali e dei risultati della scansione.

Consente inoltre di gestire classi documentali con un grande numero di chiavi di ricerca, facilitando l’esibizione dei documenti conservati da parte dell’utente.

Opera in completa conformità con le normative vigenti e consente di fruire di notevoli vantaggi:

Sicurezza, controllo ed efficienza

  • Una volta indicizzato, il documento non può essere smarrito, spostato inavvertitamente o erroneamente ricollocato;
  • Garantisce un elevato livello di affidabilità ed assicura il regolare svolgimento dei processi di conservazione;
  • Consente di preservare la disponibilità, l’integrità e la leggibilità dei documenti informatici per il periodo previsto dalla normativa;
  • Garantisce la tracciabilità e la documentabilità di ogni singola attività effettuata, assicurando maggiore controllo durante l’intero ciclo di lavorazione dei documenti, al fine di garantirne la corretta conservazione.

Riservatezza

  • Ogni utente è abilitato a operare secondo i privilegi e le competenze assegnate: l’accesso alle informazioni conservate è quindi vincolato all’abilitazione legata ad ogni singola password.

Riduzione dei costi

  • La conservazione su supporti informatici consente notevoli risparmi in termini di carta, tempo e spazi recuperati.

Valorizzazione del patrimonio informativo

  • La digitalizzazione dei flussi documentali consente una più semplice condivisione delle informazioni, che determina una valorizzazione dell’intero patrimonio informativo.

Riduzione del time to market

  • La dematerializzazione derivante dalla conservazione sostitutiva consente di migliorare la velocità di reazione ai cambiamenti del mercato, sia come risposta ai bisogni del cliente sia come creazione di nuovi servizi attraverso la disponibilità e il recupero delle informazioni digitalizzate.

Miglioramento dell’immagine

  • Il passaggio dalla carta al digitale, attraverso il pieno riconoscimento di valore giuridico al documento informatico, rappresenta uno strumento di efficienza e trasparenza che contribuisce al miglioramento dell’immagine aziendale, dello studio e dell’associazione.

Integrazione con altri applicativi Zucchetti

  • É integrata con gli applicativi Zucchetti rivolti ad aziende e professionisti/associazioni (gestionali e ERP, gestione del personale, soluzioni contabili e fiscali) e può essere integrata con i sistemi ICT pre-esistenti.

Outsourcing

  • Permette al cliente di delegare a Zucchetti tale responsabilità, evitando quindi gli oneri che il rispetto della normativa comporta.

Il Datacenter Zucchetti è un datacenter all’avanguardia, progettato e realizzato adottando tecnologie innovative atte a garantire agli utenti il più elevato livello di servizio, fruibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Il caveau blindato che custodisce il Datacenter Zucchetti si sviluppa su quattro piani totalmente dedicati alle architetture hardware e software preposte all’erogazione dei servizi. Sviluppato con soluzioni ingegneristiche in grado di offrire la massima protezione dei dati per un lungo periodo di tempo, il Datacenter fornisce un ambiente di lavoro altamente protetto. La massima sicurezza è garantita, inoltre, da un’apposita struttura esterna che duplica nella sua totalità il sistema di erogazione del servizio.

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